구글 워크스페이스 비즈니스

소규모 팀의 가장 기본은 커뮤니케이션과 파일 관리를 일원화하는 것입니다. 구글 워크스페이스를 사용하면 info@mykoreanbiz.com과 같은 전문적인 비즈니스 이메일 주소를 쉽게 만들 수 있습니다.

• 그룹스(Groups) 활용: 'sales@' 또는 'support@' 같은 그룹 이메일 주소를 만들어 여러 팀원이 함께 고객 문의에 대응할 수 있습니다.
• 공유 드라이브 설정: 개인 '내 드라이브'가 아닌 '공유 드라이브'에 팀의 중요 파일을 저장하세요. 직원이 퇴사하더라도 파일은 회사 소유로 안전하게 남습니다.
• 언어 설정: 팀원이 한국어와 영어에 모두 익숙하다면, 각자 편한 언어로 인터페이스를 설정할 수 있어 효율적입니다.

Google Docs, Sheets, Slides를 사용하면 여러 팀원이 동시에 한 문서에서 작업할 수 있습니다. 이메일로 파일을 주고받는 번거로움을 없애고 항상 최신 버전을 유지할 수 있습니다.

• '제안' 모드: 문서를 직접 수정하는 대신 '제안' 모드를 사용하면 변경 사항이 기록으로 남아 팀 리더가 최종 승인할 수 있습니다. 계약서나 중요한 보고서 검토 시 유용합니다.
• '@' 태그 기능: 댓글에 '@팀원_이메일'을 입력하여 특정인에게 알림을 보내고 업무를 할당할 수 있습니다. 예: "@Jane Doe 이 부분 확인 부탁드립니다."
• 버전 기록: '파일 > 버전 기록'에서 문서의 모든 변경 이력을 확인하고 이전 버전으로 쉽게 복원할 수 있습니다.

구글 앱스 스크립트(Google Apps Script)는 코딩 지식이 조금 있다면 반복적인 업무를 자동화하는 강력한 도구입니다. 코딩이 어렵다면 마켓플레이스의 다양한 애드온(Add-on)을 활용할 수도 있습니다.

• 자동 이메일 발송: Google Forms로 고객 문의를 받은 후, Apps Script를 이용해 자동으로 감사 이메일을 보내는 시스템을 만들 수 있습니다.
• 보고서 생성: 매주 Google Sheets의 데이터를 바탕으로 요약 보고서를 만들어 지정된 이메일로 보내도록 설정할 수 있습니다.
• 마켓플레이스 활용: 코딩 없이도 'Autocrat'과 같은 애드온을 사용하면 스프레드시트 데이터로 청구서나 인증서를 자동으로 생성할 수 있습니다.